Anwendungsbeispiel – Wohnungsgesellschaften, Städten und Gemeinden

Eine mittelgroße städtische Wohnungsgesellschaft lässt Ihre Liegenschaften durch vier externe GaLaBau-Unternehmen pflegen. Das Beispiel illustriert den Einsatz des ImmobilienPflegeManager’s in diesem Bereich.

Damals war es undurchsichtig und kompliziert

Wie war die Ausgangssituation zuvor?

Die Gebäudewirtschaft hat für die Pflege Ihrer Liegenschaften vier externe GaLaBau-Unternehmen unter Vertrag. Die Liegenschaften waren in vier Lose unterteilt und jeweils einem Unternehmen zugeordnet.

Ein zusätzlich extern beauftragtes Unternehmen für Garten- und Landschaftsbau fungiert zusätzlich als Controller zwischen der Wohnungsgesellschaft und den GaLaBau-Unternehmen.

Der Arbeitsablauf mit dem vermeintlichen “Allrounder” Microsoft Excel

Die Gebäudewirtschaft nutzt intern ein ERP-System, um dessen betriebswirtschaftlichen Prozesse abzubilden. Für die Planung und Organisation der Maßnahmen auf den einzelnen Grundstücken kann die eingesetzte Software die Anforderungen nicht gewährleisten.

Damit die einzelnen Parteien die Planung und Abrechnung gerecht werden, wurde eine komplizierte Excel-Liste erstellt, in dem nebst den Grundstücken die geplanten und die abgerechneten Maßnahmen dokumentiert werden können.

Die Pflege der Excel-Liste wird sowohl durch die Mitarbeiter der Gebäudewirtschaft als auch den Mitarbeiter als Controller-Funktion bearbeitet.

Die Excel-Listen wurden per E-Mail jeweils versandt, ergänzt und entsprechend an die Stellen wieder geschickt. Hierbei wurden die Änderungen in einer Master-Excel-Liste übernommen.

Welche Probleme entstanden?

Die Mitarbeiter der Wohnungsgesellschaft hatten die Schwierigkeit die geänderten Werte in der zugeschickten Excel-Datei zu finden und in die Master-Excel-Datei zu übertragen.

Dabei entstanden regelmäßig Übertragungsfehler, welche erst einige Wochen später oder gar nicht entdeckt wurden.

Der Überblick, welche Excel-Liste die Aktuelle ist, war nur schwer aufrecht zu halten.

Heute – Leistungssteigerung mit System

Wie sieht es heute aus?

Die Gebäudewirtschaft setzt mittlerweile den GRACAMA Cooperations ein.

• Alle Stammdaten wie Grundstücke / Liegenschaften, abrechenbare Leistungen und die dazugehörigen Verträge inklusive Preise wurden in den GRACAMA per Datenimport hinzugefügt.
• Jeder Mitarbeiter der Gebäudewirtschaft und der GaLaBau-Unternehmen erhielt im Zuge der Umstellung jeweils einen Zugang zum System.
• Wie mit dem GaLaBau-Unternehmen vertraglich vereinbart, wurden die Grundstücke / Liegenschaften im System den jeweiligen Unternehmen zugeordnet.

• Die Mitarbeiter der jeweiligen GaLaBau-Unternehmen haben nun die Möglichkeit die getätigten Leistungen auf den Grundstücke zu buchen.
• Die Mitarbeiter des zu prüfenden Unternehmens kontrollieren die getätigten Leistungen und bestätigen die einzelnen Buchungen als erledigt.
• Mit Hilfe verschiedener Auswertungsberichte können mit den GaLaBau-Unternehmen die nächsten Maßnahmen geplant und ausgeführt werden.
• Per Knopfdruck können Rechnungen und Berichte erzeugt werden.

Kurzvideo in der Rolle als Mitarbeiter einer Wohnungsgesellschaft

Kurzvideo in der Rolle als externer Mitarbeiter in einem GaLaBau-Unternehmen